دليل المعالجة الأرشيفية: تنظيم وتوثيق السجلات التاريخية

تُعد المعالجة الأرشيفية العملية الجوهرية التي تضمن تحويل السجلات الخام إلى مصادر معلومات منظمة ومتاحة للباحثين. تشمل هذه العملية مسح المواد، وترتيبها، ووصفها، وتطبيق إجراءات الحفظ الأساسية على سجلات الأفراد أو العائلات أو المؤسسات بعد انتقالها إلى الأرشيف.

مسح المجموعة الأرشيفية

الخطوة الأولى هي إجراء مسح شامل للمجموعة لفهم سياق إنشائها، وتحديد حجمها، واكتشاف أي قيود على الوصول إليها. يعتمد هذا المسح على مبدأ احترام المصدر (Respect des fonds)، والذي يضمن عدم تشتيت المواد المرتبطة بجهة واحدة.

مبادئ الترتيب

تعتمد عملية الترتيب على ركيزتين أساسيتين:

• مبدأ المصدر (Provenance): الحفاظ على سجلات كل جهة منشئة بشكل منفصل عن غيرها.
• مبدأ الترتيب الأصلي (Original Order): الحفاظ على الترتيب الذي وضعه المنشئ الأصلي للسجلات، حيث يعكس هذا الترتيب كيفية استخدام الوثائق في سياقها الطبيعي.

الوصف وأدوات البحث

بعد الترتيب، تأتي مرحلة الوصف لإنشاء أدوات البحث (Finding Aids). تهدف هذه الأدوات إلى تسهيل وصول المستخدمين إلى المعلومات، وتتراوح بين قوائم الصناديق البسيطة وصولاً إلى الجرد التفصيلي الذي يتضمن التاريخ الإداري أو السير الذاتية للمنشئين.